益模管理技術(股)公司: 益模小博士：「淺談電子簽核」

談到電子簽核的好處，大家第一個反應是-無紙化、節能滅碳，益模小博士認為那只是小小副作用而已！真正的作用則在於強化內部工作協同管理並提昇企業反應能力！據我們大部份有導入電子簽核的客戶所回饋的意見中，電子簽核的好處最主要有四個：

(1)工作不再2266

很多企業的工作都是環環相扣的，專業分工的結果，協同作業已是不可擋的潮流，舉例來說，企業的銷售不外乎從業務接單開始，合約簽定、生產（或進貨）、出貨、開發票、收款是不可或缺的五大步驟。而這五大步驟就牽涉到至少三個部門，業務部門、生產部門（或採購部門）、會計部門。在沒有導入電子簽核之前，有時工作量（業績長紅）時，往往因為有太多筆訂金要處理，掉單的狀況不時發生，總是要等到問題發生時才驚覺原來還有工作未及時完成。電子簽核可以依照公司的標準流程（SOP）設定好每項工作應該責任的人員，到時到只要流程啟動，系統自然會依照SOP將相關的表單送到該負責的人手上，不會因為事情一多而忘了通知下一關該做什麼事，導致明明生產好了，倉管人員不知道要出貨，或是發票開了很久，業務卻不知道要去催款。

(2) 加速企業反應時間，提昇工作效率

很多公司常會遇到這樣的狀況，一張單子簽出去，剛好下一關主管不在，好不容易等主管回來簽單，下一關主管又出差去了，一張單子總得要簽個好幾天才能簽得完，尤其是分公司多的情況下，單子在總公司與分公司之間來來回回，花錢（電話催促，傳真及郵寄）就算了，有時還得受氣呢。平常睜一隻眼閉一隻眼就算了，萬一遇到緊急狀況，就會有急驚風遇到慢郎中的感嘆了。透過電子簽核，您可以不用再受氣了，因為上網就可以使用，因此不管主管在哪，只要能上網就能夠簽單子，尤其像U-Office Force的電子簽核還支援智慧型手機簽核，只要手機信號能通，就能簽核表單，就算主管去參加重要會議，仍可以偷偷用手機快速地簽核。

(3) 資訊變得更透明，可以減少因為溝通而產生的時間成本

每個人平常就有很多事情在忙，尤其每到了旺季，很多事情就算記在本子上往往也會忘了。不知道您有沒有每次簽了單子出去後就不知道跑哪去了，跑著跑著，有時還會莫名其妙不見了。尤其很多事情不一定都是順利的，總需要各部門之間來來回回很多次的協調才能順利執行。舉例來說，業務接完單後發現公司庫存不夠，生產又要花去一段時間，剛好又遇到材料不足，需要採購單位幫忙購買材料，因此需要催促採購，又需要業務出面跟客戶協調分批出貨的事宜，或甚至因為材料短缺，要請客戶改買別種替代型產品等，這些事情往往是來來回回很多次才能順利出貨、開發票及收款。由於事情太多，只要有一個環節忘了或是沒有稽催到，輕則賠錢了事，重則失去客戶的信任。有了電子簽核系統，表單在各部門之間往返，所有資訊都能即時且透明，透過系統的運作，每項工作所發生或待解決的事情，相關人員都可以很清楚了解，不僅不容易出錯，也可以節省很多開會協調的時間，當然您也可以快速查到，現在到底卡在哪一關了，所謂怨有頭，債有主，責任清清楚楚，不會每次掉單，人不是我殺的聲音就此起彼落，反正死無對證嘛。

(4) 查詢變得很快速與便利

企業一旦營運多年後會突然發現，不知不覺中公司多了一間小倉庫，裡面堆滿了以前簽核過表單的存檔，不丟佔地方，想丟又怕萬一要查資料查不到，因此就只好一直堆著，愈堆愈大堆。可是真正要去找資料，就一直找得到嗎？找了幾個小時算是小case，有時候找到時才發現已經受潮，紙張早已模糊不清了或是被小強吃掉了。電子簽核讓企業可以很快速地找到需要的表單，據我們客戶的經驗，使用了3年大概2萬張表單，找到其中一張表單平均花不到3分鐘。